Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Curafact PflegeAbrechnung Direkt UG (haftungsbeschränkt)
Berliner Str. 36, 33378 Rheda-Wiedenbrück
Geschäftsführer: Önder Sülüngür
E-Mail: kontakt@curafact.de · Telefon: +49 5242 182649-0
Website: curafact.de

Ansprechpartner für Datenschutz: Önder Sülüngür, erreichbar unter den oben genannten Kontaktdaten.

2. Kontaktaufnahme über diese Website

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, öffnet sich Ihr eigenes E-Mail-Programm mit einer vorausgefüllten Nachricht an kontakt@curafact.de. Ihre Angaben werden dabei nicht an einen Server dieser Website übertragen, sondern erst mit dem Versand der E-Mail durch Sie selbst an uns geschickt und dort im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

3. Telefonische Kontaktaufnahme und digitale Telefonassistentin

Wenn Sie uns anrufen, nimmt zunächst eine digitale Telefonassistentin (Künstliche Intelligenz) Ihren Anruf entgegen. Darauf werden Sie zu Beginn des Gesprächs hingewiesen. Die Assistentin nimmt Ihr Anliegen auf und gibt allgemeine Informationen; Ihre Anfrage wird anschließend von unseren Mitarbeitenden bearbeitet.

Verarbeitete Daten: Ihre Telefonnummer, Datum und Uhrzeit des Anrufs sowie der Inhalt des Gesprächs als Text (Transkript), einschließlich der Angaben, die Sie selbst machen (z. B. Name, Rückrufnummer, Anliegen). Eine Tonaufnahme wird nicht gespeichert.

Zweck und Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung dient der Entgegennahme und Bearbeitung Ihrer Anfrage, der Terminvereinbarung und dem Rückruf (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unserer Erreichbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Gesundheitsbezogene Angaben, die Sie im Gespräch machen, verarbeiten wir ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Empfänger: Die Telefonanlage und die digitale Telefonassistentin werden von der Gamma Placetel GmbH, Lothringer Straße 56, 50677 Köln, bereitgestellt, die die Daten in unserem Auftrag verarbeitet. Zugriff auf die Transkripte haben nur Mitarbeitende, die Anfragen bearbeiten und an die zuständigen Personen weiterleiten.

Speicherdauer: Transkripte werden gelöscht, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist, spätestens nach 30 Tagen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt, falls aus Ihrer Anfrage ein Beratungsvertrag entsteht.

4. Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der Pflegeberatung

4.1 Welche Daten wir verarbeiten, wofür und auf welcher Grundlage

Wenn Sie eine Pflegeberatung nach § 37 Abs. 3 SGB XI bei uns in Anspruch nehmen, verarbeiten wir die Daten, die zur Durchführung und Dokumentation des Beratungsbesuchs nötig sind. Das sind insbesondere Name, Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Pflegekasse und Versichertennummer, Pflegegrad sowie Angaben zur Pflege- und Betreuungssituation, außerdem Ihre Unterschrift und die Daten der beratenden Person. Bei Vertretung verarbeiten wir auch die Daten der bevollmächtigten Person.

Zweck ist die Durchführung des Beratungsbesuchs, die Erstellung des Beratungsnachweises, die Kommunikation mit Ihnen und – soweit Sie einwilligen – die Übermittlung des Nachweises an Ihre Pflegekasse.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Beratungsvertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen) und für Gesundheitsdaten Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Ihre ausdrückliche Einwilligung). Für die Dokumentation und die Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche stützen wir uns zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f und Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO.

4.2 Freiwilligkeit und Einwilligung

Die Angabe Ihrer Gesundheitsdaten und die Einwilligung sind freiwillig. Ohne diese Angaben können wir den Beratungsnachweis aber nicht vollständig erstellen und nicht an die Pflegekasse übermitteln. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, formlos per E-Mail oder Brief an die oben genannten Kontaktdaten. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

4.3 Digitale Aufnahme, Unterschrift und Fernaufnahme (Portal)

Wir erfassen Ihre Angaben und Ihre Unterschrift digital, vor Ort auf einem Tablet oder, wenn Sie es wünschen, aus der Ferne über einen Link bzw. QR-Code, den wir Ihnen senden (Fernaufnahme). Die Eingaben werden in einer Datenbank beim Dienstleister Supabase gespeichert, die Server stehen in Frankfurt am Main (Region eu-central-1).

Die Seiten des Portals, der Fernaufnahme, der Unterschrift und des Boards werden über GitHub Pages unter der Adresse portal.curafact.de ausgeliefert. Auf GitHub werden dabei keine Kundendaten gespeichert. Beim Aufruf der Seiten verarbeitet der Anbieter technisch bedingt Ihre IP-Adresse in Serverprotokollen. Tracking- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht ein; soweit im Browser Informationen gespeichert werden, sind diese für den Ablauf der Aufnahme technisch erforderlich.

4.4 Empfänger und Dienstleister

Ihre Daten erhalten nur die Stellen, die sie für die genannten Zwecke brauchen:

• Pflegekasse – nur, soweit Sie eingewilligt haben.
• Supabase – Datenbank, Speicher, digitale Aufnahme, Portal und interne Aufgabenverwaltung (Board) (Server in Frankfurt am Main).
• Anthropic Ireland Limited – KI-Textassistenz, siehe 4.6 (Konzern mit Sitz in den USA).
• GitHub – Auslieferung der Portalseiten, siehe 4.3 (USA).

Die Dienstleister verarbeiten Daten nur nach unserer Weisung im Rahmen von Verträgen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4.5 Übermittlung in Drittländer

Soweit Dienstleister Daten in den USA verarbeiten (Anthropic, GitHub), erfolgt die Übermittlung auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission bzw. des EU-US-Datenschutzrahmens (Art. 45, 46 DSGVO). Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage.

4.6 KI-gestützte Textassistenz

Für die Formulierung der Beratungsdokumentation nutzen wir – nur auf Knopfdruck durch unsere beratende Person – eine KI-Textassistenz des Anbieters Anthropic. Vor der Übermittlung werden Namen, Daten und Nummern durch Platzhalter ersetzt. Die Texte der Einschätzung können dennoch Angaben zur Pflegesituation enthalten. Der Vorschlag der KI wird von unserer beratenden Person geprüft; eine automatisierte Entscheidung, die Sie rechtlich betrifft, findet nicht statt. Die Texte werden beim Anbieter in der Regel 30 Tage gespeichert und nicht zum Training der Modelle verwendet. Soweit dabei Gesundheitsangaben verarbeitet werden, geschieht dies auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

4.7 Speicherdauer

Wir speichern die Beratungsdokumentation für 10 Jahre nach Abschluss der Beratung. Die Frist dient dem Nachweis der durchgeführten Beratung gegenüber Pflegekassen und der Abwehr möglicher Ansprüche. Fernaufnahme-Sitzungen werden nach Übernahme der Daten in die Beratungsakte gelöscht. Termineinträge und Aufgaben löschen wir, sobald sie für die Beratung nicht mehr benötigt werden. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

5. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, gehostet. Beim Aufruf der Seiten werden vom Server automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt (Server-Logfiles), insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Seite, Browsertyp und Betriebssystem. Die Verarbeitung ist für den sicheren und stabilen Betrieb der Website erforderlich und erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den Betrieb und die Sicherheit der Website erforderlich ist.

6. Cookies und Tracking

Diese Website setzt in der aktuellen Version keine Analyse- oder Marketing-Cookies ein. Sollte sich dies ändern, wird diese Erklärung entsprechend ergänzt und – soweit erforderlich – vorab Ihre Einwilligung eingeholt.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie das Recht, der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit widerrufen. Wenden Sie sich hierzu direkt an uns über die oben genannten Kontaktdaten.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.